Если у вас 300 преподавателей, то, скорее всего к 4 методистам будет множество других вопросов.Тот, который мы тут обсуждаем, - не самый сложный. Правда то, что делаешь только раз в год, легко забывается. Согласен. Может и есть смысл это на методистов переложить, а заодно и почистить курсы от результатов жизнедеяльности студентов за год, сохранив перед этим архивную копию сайта.
А в будущем, поскольку система у вас немаленькая, наверное, есть смысл подумать и о решениях, находящихся пока в стадии разработки:
4) электронный деканат,
5) синхронизация когорт Moodle с группами на сервере LDAP.