Hallo Pascal,
wir haben ein ähnliches Szenario und haben das über die Event-Beobachtung gelöst: https://docs.moodle.org/35/de/Event-Beobachtung
Damit kannst du systemweit (oder auch kursweit) eine bestimmte Aktivität (in deinem Fall die Datenbank) überwachen. Bei definierten Aktionen (Feld aktualisiert, Datensatz angelegt, etc.) kann dann eine E-Mail losgeschickt werden.
Es ist aber etwas "tricky": wenn in einem Datensatz drei Felder aktualisiert werden, werden auch drei Mails rausgeschickt ... das könnte lästig sein. Du kannst das ggf. mit der Meldeschwelle etwas steuern.
Bezüglich des Abonnements der Meldungen: jeder User muss aktiv diese Events abonnieren. Ich weiß aber gerade nicht, ob man solche Events auch als Admin systemweit für bestimmte Benutzergruppen oder User einstellen kann, sodass diese Events verpflichtend abonniert sind.
hoffe, geholfen zu haben
BG Anton
Moodle.org