А каким образом при создании группы внутри курса указывается дата?
Дата указывается не для курса, а для разделов или элементов курса. Например, заходите в настройки раздела - у меня это выглядит так:
и в пункте "Ограничить доступ" нажимаете кнопку "Добавить ограничение" (у меня Moodle 2.9.2, в более ранних версиях это выглядело по-другому, и я не уверена, что там была возможность вложенных условий - поэтому вопрос: а какой Moodle у Вас?)
В этом случае все пользователи, и гости, и зарегистрированные, но не включенные в группу, не будут видеть содержимое раздела, курс для них будет пустым.
но проблема в том что объем файлов вложений большой (например есть тяжелые видио) и от схема дублирования курсов было решено отказаться.
А Вам обязательно размещать тяжёлые материалы в элементах курса? Мы, например, все видеоролики помещаем либо в папку на сервере, а в курсе создаём гиперссылку с абсолютным адресом или вставляем ссылку на страницу (видеоролик открывается так же, как если бы был размещён напрямую в элементе), либо размещаем ролик на файлообменниках (Дропбокс для этого очень подходит, он даёт прямую ссылку на ролик). И тогда проблем с клонированием курсов у Вас не возникнет.
Если же всё-таки нужно обязательно размещать ролики прямо в курсе, то при вставке ролика в курсе-клоне выбирайте его не на компьютере, а на сервере и создавайте ярлык:
На днях такой способ использовала и при попытке удаления оригинального файла система меня предупредила, что какой-то элемент ссылается на этот файл...
По возможности опиши пожалуйста каким образом создается и используется страница "входной курс"? Пока что я не понимаю что имеется ввиду.
Должно быть место, где будущие слушатели увидят описание Вашего курса, определятся, куда и когда им нужно записываться - это место я и называю "входной страницей". Вариантов создания такой страницы множество и они сильно зависят от того, как построена Ваша система.
Например, Вы можете на главной странице Вашего сайта создать новость с описанием курса и ссылкой на запись (или ссылками на клоны, или кодовыми словами). Также можно на главной странице в блоке "Основное меню" добавить элемент "Страница", и на этой странице разместить информацию. Можно там же, в основном меню, разместить элемент "Обратная связь", в котором даёте описание курса и задаёте вопрос о месте или времени проведения курса. В результате слушатель получает либо нужную ссылку, либо кодовое слово, либо попадает в базу "Обратной связи", из которой его "специально обученный сотрудник" вручную зачислит в нужную группу курса.
Да, можно эту информационную страничку сделать и в самом курсе, например, в общем разделе или в отдельном специальном разделе, который для зарегистрированный пользователей в группах можно скрыть.
Увы использование кодовых слов в моем случае невозможно (это специфика задачи).
Очень любопытно, что за специфика такая? Или это вообще искусственно поставленная задача (да и нет не говорить, чёрно-бело не носить...)? Удовлетворите женское любопытство 
А если серьёзно, то если нельзя через кодовые слова, и клонировать курсы нельзя, то остаётся вариант с ручной записью. Тогда либо "Обратная связь", либо гугл-формы, например - и там, и там результаты выгружаются в электронные таблицы, очень просто и быстро обрабатываются и превращаются в csv-файл для массовой загрузки (сразу с группами).
Пожалуйста подскажите каким образом найти настройки Ограничения доступа, показанные на картинке?
Выше уже написала. Но ещё раз отмечу: это возможно только для разделов курса или для отдельных элементов.
