Saludos Beatriz.
Lo que se me ocurre, y seguramente te resultará demasiado elemental, es que el tutor tenga un chat durante unas horas concretas donde puedan aparecer alumnos citados. Y si se trata de encuentro fuera de línea pues con el correo o bien a través de un diario por ejemplo. Bueno sólo son ideas. Saludos de nuevo.