Технические вопросы

можно организовать на основе база данных. а сами документы можно опубликовать где-нибудь на яндекс.диск или google drive. соответственно в базе данных будут ссылки на скачивание документов, размещенных на сторонних серверах.

Задача о которой вы говорите идеально решается с помощью moodle. Так же выстраивались очереди с флешками, как только преподаватели стали выкладывать эти материалы в moodle, проблема исчезла. Обучить сотрудников использовать для выкладывания файлов ещё какую-то систему куда сложнее, чем научить их выкладывать файлы в moodle.

Вы можете просто создать в moodle курс, назвать его "файловый архив" и сделать в этот курс гостевой вход или записать туда всех студентов. Другое дело, что если всем преподавателям разрешить в одном месте все файлы выкладывать, очень скоро получится большая помойка. Поэтому курсы необходимы как раз для разграничения доступа - каждый преподаватель там выкладывает материалы в том виде, в котором считает правильным, и не сможет ничего другим испортить. А студент уж в сможет найти курс нужному его преподавателя, а там уже скачать всё, что нужно. Если в курсе включить гостевой доступ, вход будет без вопросов.

Так что не изобетайте велосипед, используйте штатные средства moodle, длу указанного их достаточно.

Что касается облаков, они действительно надёжнее, хотя бы засчёт уровня специалистов, которые это всё обслуживают. А у нас не захотел админ бэкапы настроить, пока всё не полетит, никто об этом не узнает. Хотя и с Google как-то была история с потерей данных. Хотите надёжнось - размещайте в облаке, реервируйте локально или, наоборот, держите всё у себя, но бэкапы сливайте в какое-нибудь далёкое-далёкое мето на всякий случай.

Кстати проблема вот какая... Когда файл закидываешь в Мудлевское файловое хранилище, он автоматически преобразовывает название с русского языка в латиницу. Это так изначально, или можно где то в настройках выбрать-убрать транслитерацию?